Comment concevoir une formation à la fois efficace en présentiel, distanciel et hybride ?

Oui, il est possible de concevoir une seule formation synchrone pour qu’elle soit efficace dans les trois modalités pédagogiques que sont le présentiel, le distanciel et l’hybride. Voici nos conseils pour optimiser la conception de vos formations.

Du jour au lendemain, crise du Covid-19 oblige, le monde de la formation n’a plus eu qu’une idée en tête : convertir des formations présentielles en formations à distance. Un important travail de réingénierie pédagogique a ainsi été mené. Même si elle a bousculé les habitudes de formation et balayé certaines croyances, cette crise sanitaire a été riche en enseignements sur la manière dont les concepteurs pédagogiques peuvent imaginer les formations de demain.

Et si, à l’avenir, il était plus judicieux de créer, dès le départ, une formation qui s’adapte au présentiel, au distanciel et au mode hybride ? Pour Sophie, consultante chef de projet chez Cegos, la question ne se pose même plus. « Jusqu’à la crise sanitaire, nous concevions une formation pour une modalité spécifique. Si le client souhaitait basculer dans une autre modalité, alors nous reprenions le travail d’ingénierie. Depuis la pandémie la question de la modalité n’est plus vraiment pertinente. Systématiquement, nous concevons une formation de sorte qu’elle soit déclinable en différentes modalités » explique-t-elle. Oui, mais comment ?

Concevoir la formation dans le mode le plus contraignant

Pour qu’une formation soit efficace dans les trois modalités pédagogiques, il est important de la créer en prenant d’abord en compte les contraintes du mode le plus exigeant. En l’occurrence : le mode distanciel, où l’apprenant est seul face à son écran. « La modalité à distance est celle qui offre le moins de souplesse dans la conception pédagogique. L’expression psychocorporelle et l’utilisation de l’espace sont des dimensions qui ne peuvent pas être intégrées », illustre Sophie. Concevoir une formation qualitative dans le mode le plus exigeant, c’est s’assurer d’avoir une bonne expérience apprenante dans toutes les autres modalités moins contraintes.

Il est aussi important de s’appuyer sur des techniques et outils réutilisables sans adaptation dans plusieurs modalités : « Beaucoup d’outils d’animation digitaux peuvent être utilisés à la fois en présentiel et à distance, notamment Wooclap, Klaxoon… Ainsi que des solutions conçues et développées par Cegos, qui trouvent leur place à la fois dans les salles de classe et les salles virtuelles», explique-t-elle.

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Réfléchir à la valeur ajoutée de chaque modalité

« Qu’est-ce que le présentiel/le distanciel/l’hybride va permettre de faire de plus pour chaque apprenant ? ». C’est à cette question que doivent répondre les concepteurs pédagogiques. Lorsque l’on souhaite créer une formation qui s’adapte à plusieurs modalités, il ne s’agit pas de la dupliquer. Mais bien « de tirer profit des avantages qu’offre chaque modalité », indique Sophie.

• La force d’une formation en présentiel, c’est la cohésion du groupe. Elle permet par exemple de faire des mises en situation physiques. Elle favorise les échanges entre les participants et permet de tirer parti du langage psychocorporel.
• La classe virtuelle permet par exemple aux plus réservés de participer aux travaux de groupes. Autant capitaliser sur chacun de ces points forts pour que la formation soit qualitative, quelle que soit la manière dont elle est dispensée.

Les outils d’animation digitaux apportent, eux aussi, leurs lots d’avantages, qu’ils soient utilisés en présentiel comme en distanciel.

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Formaliser un seul déroulé pédagogique

Le déroulé pédagogique, c’est l’outil pivot qui se cache derrière les slides des animateurs de formation. « C’est un document qui guide le formateur dans son animation. C’est un peu comme le scénario d’un film. Il rappelle les objectifs pédagogiques de chaque séquence, décrit le déroulement de l’animation ainsi que le temps alloué à chaque activité et précise les outils utilisés… Le déroulé pédagogique est l’équivalent du plan d’une maison. S’il est fait dans les règles de l’art, la construction se déroule sereinement »,indique Sophie.

Lorsqu’une formation est conçue dans les trois modalités pédagogiques, il est inutile de décliner ce déroulé pédagogique en trois versions différentes. Cela évite les risques d’incohérence. Il doit être unique mais adapté aux différentes modalités. « Je recommande de ne pas ajouter de colonne spéciale par modalité, au risque de créer inutilement de la difficulté. Je privilégie plutôt un code couleur pour distinguer les variations possibles d’une modalité à une autre », indique-t-elle. Unifier ce déroulé permet aux entreprises de gagner du temps dans la conception de la formation, mais aussi plus tard lorsqu’il s’agira de la faire évoluer.

Privilégier les outils d’animation autonomes

Quelle que soit la modalité de la formation, il est intéressant de s’appuyer sur des outils d’animation autonomes, c’est-à-dire qui ne sont pas embarqués dans des plateformes de visioconférences. Ainsi, on peut animer cette formation avec les mêmes outils, de façon homogène, quel que soit l’environnement digital de l’utilisateur.

« Évitez les outils embarqués dans l’environnement du client ou les outils gratuits dont la pérennité n’est pas assurée et dont l’homogénéité d’utilisation par les animateurs est difficilement contrôlable. Chez Cegos, nous avons fait des choix d’outils indépendants ou maison. Ils nous offrent une souplesse d’animation, de partage entre animateurs et surtout une garantie de maintenance et d’évolution. Ce sont des conditions incontournables pour mener des projets de formation de qualité et robustes. Et ainsi, nous n’avons pas à reconcevoir une formation lorsque l’un de nos clients change de plateforme digitale, ou lorsqu’un animateur doit être remplacé au pied levé », explique-t-elle.

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Davantage de vigilance sur les formations en format hybride

Les formations qui se déroulent de manière hybride, c’est-à-dire lorsque les apprenants sont à la fois en salle et à distance, doivent faire l’objet d’une attention particulière. Dès la conception de la formation, plusieurs enjeux doivent être appréhendés : « Animer une formation avec plusieurs micros et écrans. Savoir se positionner physiquement dans la salle face aux participants, et dans le même temps, face à une caméra au plafond ou dans un coin ne s’improvisent pas. C’est la gestion de l’environnement spatial et technique qui doit, ici, être au cœur des préoccupations », explique Sophie.

Ce qu’elle conseille, c’est de prévoir, dès la construction de la formation, un second animateur en charge de la technique. Son rôle est notamment d’accueillir les apprenants en ligne qui sont en retard, les inviter à couper leurs micros… Bref, gérer toute la logistique que le formateur ne peut pas appréhender s’il souhaite rester concentré sur son sujet d’apprentissage.