La question de l’externalisation est présente dans toutes les organisations et elle concerne aussi la formation professionnelle. Pour qu’elle soit vraiment une solution qui facilite la transformation des services Learning & Development, il y a des éléments qu’il faut bien avoir en tête. Petit tour d’horizon.
Externaliser sa formation consiste à confier à un prestataire externe la gestion administrative et logistique des plans de développement des compétences, gérés par les services Learning & Development, ainsi que leur gestion financière et comptable.
Découvrez les conditions de réussite de l’externalisationde la formation.
1. Mettre le SIRH Formation au cœur du projet d’externalisation
Les données, les processus et le pilotage sont intégrés et gérés dans ce logiciel. Il est donc à la fois source de sécurité et vecteur de performance collective. Là, deux options : soit investir, avec le support d’un outsourceur, sur son logiciel existant, afin d’optimiser son utilisation au maximum, soit basculer sur le logiciel de l’outsourceur. Et dans ce cas, ne jamais oublier que la performance fonctionnelle doit primer sur la performance visuelle (même si les deux sont souvent compatibles).
2. Repenser le rôle des équipes L&D
Externaliser la gestion de la formation, c’est transformer le département L&D en un service axé exclusivement sur son cœur business. Les équipes voient leur rôle évoluer vers la transformation de l’offre formation, le conseil aux managers, le support formation pour le business. L’ensemble de l’organisation gagne également en souplesse : il n’y a plus d’effectif affecté à ces tâches, mais une prestation de services externe dont l’activité et la facturation s’adaptent aux besoins et aux volumes de formation année après année.
3. Garder la connaissance des processus
En choisissant l’externalisation, un transfert desprocessus s’opère, et à terme, des savoirs quittent l’entreprise. Il faut doncbien veiller à garder au sein de l’organisation un référent sur les processus.Chargé du suivi des niveaux de services et performances (SLA, KPI…), son rôleconsiste aussi à suivre l’adaptation des prestations aux besoins de l’organisationqui forcément évoluent dans le temps.
On parle donc d’un un profil plutôt orienté process & méthodes, avec un goût prononcé pour le pilotage et la manipulation de données.
4. Oublier le court terme
Pour réussir l’externalisation de la formation, ilfaut accepter de changer en partie ses pratiques. Il faut choisir un prestataire qui intervient dans la mise en placeet l’évolution d’une nouvelle organisation. En face, leprestataire doit aussi savoir adapter son offre de services pour intégrerécosystème formation de son client. Une externalisation réussie est unprocessus de rencontre ! Une rencontre qui doit pouvoir s’adapter àl’évolution des enjeux.
L’expertise et l’expérience restent des bons indicateurs pour choisir le bon partenaire, car externaliser est un processus a minima sur 2/3 ans.
L’auteur de cet article, Bertrand Milas est le managing director de Cimes. Le Groupe Cegos, et ses filiales Cimes en France et Integrata en Allemagne, a été sélectionné par l’organisme international Training Industry dans le Top 20 des meilleurs acteurs de l’externalisation de la formation. Ce prix a été gagné par le Groupe pour la 6e année consécutive. C’est une reconnaissance de la capacité d’innovation et d’influence sur le marché en termes d’externalisation. La variété des services d’externalisation de la formation et la capacité de déploiement dans plusieurs pays sont aussi clés dans cette nomination.
