Externalisation de la formation : 4 infos à connaître avant de se lancer

Par le 25 juin 2020

La question de l’externalisation est présente dans toutes les organisations et elle concerne aussi la formation professionnelle. Pour qu’elle soit vraiment une solution qui facilite la transformation des services Learning & Development, il y a des éléments qu’il faut bien avoir en tête. Petit tour d’horizon.

Externaliser sa formation consiste à confier à un prestataire externe la gestion administrative et logistique des plans de développement des compétences, gérés par les services Learning & Development, ainsi que leur gestion financière et comptable.

Découvrez les conditions de réussite de l’externalisation de la formation.

1. Mettre le SIRH Formation au cœur du projet d’externalisation

Les données, les processus et le pilotage sont intégrés et gérés dans ce logiciel. Il est donc à la fois source de sécurité et vecteur de performance collective. Là, deux options : soit investir, avec le support d’un outsourceur, sur son logiciel existant, afin d’optimiser son utilisation au maximum, soit basculer sur le logiciel de l’outsourceur. Et dans ce cas, ne jamais oublier que la performance fonctionnelle doit primer sur la performance visuelle (même si les deux sont souvent compatibles).

2. Repenser le rôle des équipes L&D

Externaliser la gestion de la formation, c’est transformer le département L&D en un service axé exclusivement sur son cœur business. Les équipes voient leur rôle évoluer vers la transformation de l’offre formation, le conseil aux managers, le support formation pour le business. L’ensemble de l’organisation gagne également en souplesse : il n’y a plus d’effectif affecté à ces tâches, mais une prestation de services externe dont l’activité et la facturation s’adaptent aux besoins et aux volumes de formation année après année.

3. Garder la connaissance des processus  

En choisissant l’externalisation, un transfert des processus s’opère, et à terme, des savoirs quittent l’entreprise. Il faut donc bien veiller à garder au sein de l’organisation un référent sur les processus. Chargé du suivi des niveaux de services et performances (SLA, KPI…), son rôle consiste aussi à suivre l’adaptation des prestations aux besoins de l’organisation qui forcément évoluent dans le temps.

On parle donc d’un un profil plutôt orienté process & méthodes, avec un goût prononcé pour le pilotage et la manipulation de données.

4. Oublier le court terme

Pour réussir l’externalisation de la formation, il faut accepter de changer en partie ses pratiques. Il faut choisir un prestataire qui intervient dans la mise en place et l’évolution d’une nouvelle organisation. En face, le prestataire doit aussi savoir adapter son offre de services pour intégrer écosystème formation de son client. Une externalisation réussie est un processus de rencontre ! Une rencontre qui doit pouvoir s’adapter à l’évolution des enjeux.

L’expertise et l’expérience restent des bons indicateurs pour choisir le bon partenaire, car externaliser est un processus a minima sur 2/3 ans.

L’auteur de cet article, Bertrand Milas est le managing director de Cimes. Le Groupe Cegos, et ses filiales Cimes en France et Integrata en Allemagne, a été sélectionné par l’organisme international Training Industry dans le Top 20 des meilleurs acteurs de l’externalisation de la formation. Ce prix a été gagné par le Groupe pour la 6e année consécutive. C’est une reconnaissance de la capacité d’innovation et d’influence sur le marché en termes d’externalisation. La variété des services d’externalisation de la formation et la capacité de déploiement dans plusieurs pays sont aussi clés dans cette nomination.

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Bertrand Milas

Bertrand Milas Il y a 3 mois

Merci pour ce partage et ce retour. 100% en phase sur la partie bénéfice.
Pour la partie SIRH, clairement l’outsourceur doit apporter de la valeur sur des SI externes (TS, CSOD, SF…). Plusieurs axes dans ce cas : 1/ grâce aux epxertises du prestataires aller utiliser au mieux le SIRH du client tant sur les fonctionnalités que sur l’expérience utilisateur 2/ apporter des modules externes (en garantissant la sécurité informatique et RGPD, et les outsourceurs ont souvent des certificats de SSI pour cela) pour venir gérer 100% des processus là où avant certains restaient traités manuellement (ex: reporting, comptabilité formation, alternance…)

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Marc Chauvy Il y a 3 mois

Sur la dimension SI d’un projet d’externalisation, il y a aussi le fait de savoir si la gestion de la formation est assurée par une application dédiée ou si elle est assurée par un « module » d’une application de gestion des ressources humaines au périmètre fonctionnel plus large (recrutement, évaluation de la performance, GPEC, etc.) : selon le cas, ça apportera son lot de questions particulières notamment en termes de sécurité informatique et de confidentialité des données. Et il sera difficile de justifier la migration vers le logiciel de l’outsourceur.
Le bénéfice de l’externalisation, c’est clairement de pouvoir se focaliser davantage sur les étapes amont d’analyse et d’étude des besoins et d’une manière générale sur l’ingénierie de formation. Ça peut en effet avoir des conséquences importantes sur la structure des compétences de l’équipe. Faisable sous réserve d’avoir un peu de moyens et de temps pour organiser la transition.

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