FNE Formation : 6 conseils pour agir vite sans improviser

Le FNE Formation agite depuis quelques jours la sphère RH et formation. Des dizaines de webinars fleurissent sur la toile et les offres de formation envahissent nos boites mail. Comment s’y retrouver ? Ce nouveau FNE Formation est-il une « opportunité » pour les compétences de vos entreprises et l’employabilité de vos collaborateurs dans le contexte actuel ?

Pour faire simple :  l’Etat va prendre en charge 100% des frais pédagogiques des formations à distance organisées par les entreprises pour leurs collaborateurs en activité partielle. Vous pouvez retrouver sur cegos.fr l’essentiel de ce dispositif FNE Formation élargi, assoupli et renforcé.

Cette période d’activité partielle, nous l’espérons tous, ne devrait pas se prolonger au-delà de quelques semaines, il vous faut donc agir vite.

Comment procéder ? Chaque demande à la DIRECCTE doit comporter des éléments précis sur le nombre de collaborateurs, le nombre d’heures de formations concernées, les actions de formation envisagées et doit s’accompagner d’un devis d’un prestataire de formation correspondant.

Vous pouvez télécharger les modèles de demande simplifiée et de convention communiqués par le Ministère du Travail.

Découvrez nos formations à distance éligibles au FNE Formation

Conseil 1 : Cerner ce que vous souhaitez mettre en place

Lors du webinar du 7 avril dernier « Former à distance, comment adapter vos dispositifs de formation ?  » Christophe Perilhou, directeur Learning & Solutions Cegos est revenu sur les 4 types de demandes sur lesquelles nos clients nous sollicitent actuellement :

• Convertir l’existant : transformer en « full distanciel » des formations présentielles et/ou blended déjà programmées
• Répondre aux enjeux du contexte : proposer des formations répondant aux problématiques spécifiques du moment (s’organiser en télétravail, manager à distance…)
• Former les formateurs internes (permanents ou occasionnels) à l’animation de classes virtuelles
• Préparer l’avenir : « profiter » du moment pour développer les compétences nécessaires pour demain.

Votre besoin est d’une autre nature ? N’hésitez pas à nous en faire part via les commentaires.

Conseil 2 : Envisager les scénarios possibles

Il faut ensuite entrer dans le vif du sujet, dans la mécanique des parcours en partant ici encore, de vos enjeux et contraintes.
3 scénarios sont possibles :

• Conserver les dates des parcours déjà programmés et adapter dispositifs et pédagogie pour transformer les formations en distanciel. Vous gagnez alors un temps précieux dans la planification des parcours. Vérifier cependant que les dates correspondent avec les heures d’activité partielle non travaillées des collaborateurs concernés.
• Coller au plus près à vos besoins actuels en créant des parcours de classes virtuelles distribuées dans le temps en tenant compte des créneaux non travaillés de vos collaborateurs.
• Gagner du temps en optant pour une solution formation clé en main disponible immédiatement.

Former à distance est une orientation que l’actualité nous impose, mais c’est aussi et surtout une tendance à plus long terme. Beaucoup de choses vont changer dans la manière dont nous aborderons notre vie, personnelle comme professionnelle et la formation en fait partie.

Réussir des parcours à distance en ce moment c’est garantir l’appétence de vos collaborateurs pour ce type de formation dans l’avenir. Il faut donc être particulièrement vigilant sur la manière dont ces formations vont être conçues et dispensées.

Conseil 3 : Poser des critères pour choisir LA bonne solution

Former à distance ne s’improvise pas. Le groupe Cegos conçoit et développe des solutions à distance depuis plus de 20 ans. Notre expérience nous permet de partager avec vous quelques critères essentiels pour que ces formations soient engageantes et efficaces :

• Privilégier un parcours qui alterne les modalités pour plus d’efficacité (welcome call, vidéos, pre work, forums, classes virtuelles, exercices d’entrainement…)
• Insister sur les interactions humaines que ce soit avec un formateur ou avec ses pairs : « On apprend toujours seul, mais jamais sans les autres » (Philippe Carré)
• Tester les outils : chaque environnement est spécifique, il est donc compliqué de conseiller un outil plutôt qu’un autre. Mais il reste dans tous les cas, essentiel de tester (et retester !) la solution, si possible en conditions réelles. Et garder en tête la part d’incertitude liée à la surcharge actuelle du réseau et des environnements personnels des participants. Pour avoir un panorama des outils existants, je vous renvoie vers le document très complet sur les solutions digitales utiles mis à disposition par la FFP.
• Miser sur des classes virtuelles scénarisées. Animer comme à la radio, alterner les activités toutes les 3 minutes, individualiser les interactions… essentiel pour obtenir et conserver l’attention des apprenants.
• Préparer et engager vos apprenants : fondamental pour qu’ils adhérent au parcours
• Enfin : ne négliger pas l’accompagnement à la mise en œuvre : Quelles mesures pouvez-vous prendre, pour de premières applications dès maintenant, et à la fin de la période que nous traversons actuellement ? Comment pouvez-vous y associer l’encadrement ? En quoi le dispositif proposé par l’organisme de formation vous y aide-t-il ?

Pour approfondir et disposer d’astuces et conseils concrets, je vous invite à visionner le replay de notre webinar cité précédemment (voir le replay) et à lire le billet de Mathilde Bourdat « Formateurs : Comment animer une classe virtuelle ? ».

Conseil 4 : Grouper vos demandes FNE

Une fois votre feuille de route clarifiée, vous pouvez déposer vos demandes auprès de votre DIRECCTE, à partir des modèles mentionnés au début de ce billet.

Le nouveau dispositif FNE Formation est assez souple. Vous pouvez déposer autant de demandes que vous souhaitez. En revanche nous vous recommandons de les grouper pour réduire votre charge administrative et les temps de traitement de votre direction régionale, elle aussi en effectifs réduits actuellement :

• Grouper vos demandes pour vos collaborateurs. Il est possible de faire des demandes individuelles, mais attention au temps de traitement et à la multiplication des démarches purement administrative.
• Dissocier peut-être vos demandes pour des formations courtes et pour des formations longues. 50% de l’aide étant versée au début de la formation et le solde au moment du bilan, vous optimiserez votre trésorerie.
• Grouper vos prestataires. Il est possible dans une même demande d’intégrer les devis de plusieurs prestataires pour des parcours différents. En revanche, considérer, dans le contexte actuel, votre capacité à traiter au quotidien avec plusieurs prestataires aux conditions et process différents.

Conseil 5 : Privilégier les formations courtes et/ou certifiantes

L’Etat incite les DIRECCTE à valider de manière automatiques les demandes de prise en charge d’un montant inférieur à 1500 € TTC par salarié (en moyenne). Ce qui par nature privilégie les formations courtes.

De la même manière, la formation doit être suivie pendant les heures non travaillées des salariés en activité partielle (et pour une durée ne devant pas dépasser cette période) ce qui plaide également en faveur des formations courtes pouvant être suivies par des collaborateurs en activité partielle à 50% ou moins.

Concernant la certification, le nouveau dispositif FNE Formation s’est élargi et assoupli. Il ne prend plus en compte le caractère certifiant des formations pour les prendre en charge.

Si l’accord automatique des DIRECCTE a été recommandé par l’Etat pour la prise en charge des formations jusqu’à 1 500 €TTC, le financement n’est pas plafonné. Pour les demandes de prise en charge des formations longues et donc avec un coût pédagogique supérieur, la dimension certifiante sera un argument de poids dans la validation de votre demande par la DIRECCTE.

Par ailleurs, cette dimension certifiante sert l’intérêt des collaborateurs en favorisant leur employabilité et peut donc être un argument pour les inciter à s’engager dans le dispositif (leur accord écrit est nécessaire). A ce sujet, les retours des participants des classes virtuelles qui se déroulent actuellement, sont très positifs : se former leur permet de se projeter positivement dans « l’après activité partielle » et d’envisager le retour complet à leur poste munis de nouvelles compétences.

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Conseil 6 : Anticiper le suivi

Si 50% de la prise en charge sera versée au début des formations, le solde sera versé une fois que tous les programmes de formation (figurant sur la même demande) sont terminés et qu’un bilan a été produit. Comment attester du suivi d’une formation à distance ? Oubliez les traditionnelles feuilles d’émargement ; envisagez la formation comme un tout et non plus comme une succession d’heures suivies.

Une attestation de réalisation, d’assiduité dans le parcours peut être envisagée ; dans le cas des formations certifiantes, le passage de la certification (qu’elle soit obtenue ou non) fournit un élément de preuve évident. Le Ministère du Travail vient de mettre à disposition un certificat de réalisation ; un document de référence simple et basé sur un principe de confiance afin de fluidifier les modalités de paiement. A noter cependant que les dispensateurs de formation devront conserver tous les justificatifs de réalisation des actions et activités.

Ce dispositif FNE Formation vient de se mettre en place et encore beaucoup d’éléments restent à préciser, contactez dès aujourd’hui votre DIRECCTE pour clarifier les éléments nécessaires à la prise en charge de vos projets de formation.

Agir vite sans improviser, voila un nouveau challenge à relever pour recourir à de ce nouveau dispositif de financement de la formation. Mais pour vos collaborateurs en activité partielle, comme pour votre entreprise, c’est une formidable opportunité pour gagner en compétences et préparer « l’après » dès maintenant.

Vous retrouverez l’essentiel du dispositif FNE Formation et l’ensemble de nos formations à distance éligibles sur cegos.fr

Vous apporter « bien plus que des savoirs », c’est aussi nous tenir à vos côtés pour surmonter ensemble ce moment inédit. Et gardons le lien !