Ce que la méthode Agile peut apporter aux projets de formation

Par le 7 septembre 2015

Le pilotage des projets de formation est de plus en plus complexe. Le recours à différentes modalités (présentiel, vidéos, modules à distance, classes virtuelles …) associant différents prestataires, internes ou externes, le déploiement international, les contraintes opérationnelles sur le déploiement, sont autant de facteurs de complexité. Sans compter les changements de commanditaire, les revirements d’orientations et autres aléas …
Les méthodes « classiques » de gestion de projet restent utiles, mais peuvent ne plus  être suffisantes. La méthode « Agile »peut nous apporter des réflexes utiles. J’ai recouru à mon collègue François Debois, spécialiste de la gestion de projet et de l’innovation et auteur du blog du Chef de projet, pour voir en quoi cette méthode peut s’appliquer aux projets de formation.

La méthode « classique » : toujours valable … dans un univers stable

L’approche traditionnelle est dite en « V ».  Le bas du V est le développement technique. La droite du V est une phase de test et de déploiement.

Diapositive1

Les étapes s’enchaînent logiquement. On ne passe à l’étape suivant qu’après validation des livrables de la précédente. Le respect du planning est piloté au travers d’outils de type GANTT.
C’est une approche solide, pertinente. Mais elle suppose que les commanditaires soient suffisamment mûrs dans leur démarche, qu’ils ne changent pas d’avis en cours de route … Ainsi, il peut arriver que des commanditaires valident le cahier des charges, mais sans se faire une représentation concrète du livrable final. Ou du moins, pas la même représentation que celle du chef de projet …
Et que finalement ils se rendent  compte que la formation conçue ne correspond pas à leur besoin.
Ceci  génère des itérations qui n’étaient pas souhaitées : perte de temps, d’argent, voire de motivation.

La méthode Agile : de sprint en sprint

Devin Deen, dans la vidéo embarquée dans le billet « Le management de projet Agile en moins de 3 minutes »,  donne les caractéristiques des projets pour lesquels la méthode Agile est adaptée :

  • les demandeurs ne savent pas exactement ce qu’ils veulent
  • Leurs priorités sont changeantes
  • Une équipe inter-fonctionnelle peut travailler en mode collaboratif sur ce projet

Avez-vous déjà regardé un match de rugby ? Les passes se font tantôt en arrière, tantôt en avant, ou sur le côté, selon la configuration du moment … C’est ce qui a inspiré la méthode Agile : elle structure des itérations plutôt que de les subir. Elle crée des boucles de rétroaction.
Il y a toujours une phase amont de maquettage du projet : l’utilisateur indique son besoin, les fonctionnalités et livrables qu’il attend, et surtout ses priorités.
Le processus est ensuite, lors d’une première réunion d’équipe, structuré en sprints, c’est-à-dire en mini projets, d’une durée de 1 à 4 semaines.

Diapositive2

Plutôt que de chercher à tout spécifier dans le cahier des charges, à tout développer d’un coup, on  commence par développer le plus important pour le client.
Par exemple, pour un projet de formation à la vente, si l’objectif prioritaire est « traiter les objections », il sera traité en sprint 1 et testé immédiatement.  Le « product owner », qui est extérieur à l’équipe projet et représente les intérêts du / des « clients » du projet pourra ainsi valider si le résultat correspond aux besoins. A tout moment, il peut redéfinir les livrables attendus des sprints suivants, décider d’arrêter un sprint si son livrable est devenu sans objet …
Les difficultés sont adressées dès le début. Par exemple, si un enjeu fort du projet est son acceptation par les utilisateurs tchèques, le développement se fera d’abord avec eux.
Le processus de suivi est très étroit, avec une réunion quotidienne de 5 mn de l’équipe projet, et il donne du pouvoir à l’utilisateur.
Si le contenu des sprints est mouvant, l’échéance finale est intangible. Le risque est de manquer d’approche systémique, de trop séquencer. C’est pourquoi il est important, lors de la première réunion d’équipe, de valider le schéma d’ensemble.
Je cite François Debois : « le principe inspirant est de dire : quand vous êtes en univers incertain, structurez des livrables productibles rapidement ».
Pour que cela fonctionne, il faut que le client accepte le principe de la co-construction. Par exemple, qu’il accepte des livrables imparfaits, qui seront améliorés après une phase de test.

Un exemple d’application

Florence Labord, dans son Livre Blanc « Un projet e-learning en coopétition en Languedoc Roussillon, essai de modélisation et retour de pratiques (ExpertWeb.fr) montre comment des principes fondamentaux de la méthode Agile peuvent aider un projet d’ingénierie de formation à réussir.
Je reprends quelques citations du livre blanc qui de mon point de vue illustrent bien l’intérêt de la méthode :

  • « (…) on plonge les mains dans le cambouis immédiatement en acceptant que les productions finales ne soient pas des objets parfaits, mais correspondent au maximum aux attentes des bénéficiaires finaux et aux objectifs quantitatifs et qualitatifs fixés au départ dans le cahier des charges.
  • A l’issue des productions, le feed-back obtenu grâce à la phase de test permet de réajuster rapidement ».

Florence Labord explicite pas à pas les ingrédients de la démarche adoptée, pour un projet commandité par 7 organismes de formation de la région Languedoc Roussillon. La  finalité était de délivrer les formations en mode « blended », intégrant 20 à 30% de e-learning.

Parmi les points clés de la démarche, voici ceux que je retiens comme représentatifs des apports de la méthode Agile :

Un cadrage qui donne les livrables attendus

  • Il y a bien un cadrage d’origine : « pour chaque sujet », « les objectifs pédagogiques et les éléments clés sont définis au préalable ». « Les modules et séquences nécessaires, et les grains pédagogiques, sont identifiés dans chaque thématique au démarrage »
  • Des process sont adoptés au sein des équipes, sur la méthodologie de production, les éléments media et le design pédagogique, les processus de révision, validation, diffusion ..

Une démarche itérative

  • Les livrables produits sont déployés sur la LCMS pour une phase de tests, suivie d’une phase de révision.
  • En réunion mensuelle, le comité de pilotage réajuste les décisions au vu des succès et difficultés rencontrées.
  • Avant publication et distribution des productions, le projet et les contenus sont évalués. Cela permet de redéfinir les objectifs pour les projets à venir.

L’implication des utilisateurs

  • Le souci de donner du pouvoir (« empowerment ») aux utilisateurs finaux est constant.
  • Durant la phase de tests ce sont les utilisateurs qui évaluent qualitativement les parcours et font des remarques.
  • Ce sont ces retours qui permettent aux concepteurs d’améliorer progressivement la qualité de leur conception pédagogique.

La coopération et l’accompagnement

  • L’apprentissage entre pairs est facilité. On accepte que les membres de l’équipe ne soient pas de degré d’expertise égale. L’échec est « vécu comme une source d’apprentissage ».
  • Un tutorat permet d’accompagner la montée en compétences des concepteurs.
  • Les outils collaboratifs de la LCMS favorisent l’émergence d’une « communauté virtuelle de projets ».
  • La formation (à la conception rapid learning, au rich media …) se fait à propos d’une production correspondant à des besoins réels.
  • Dans chaque organisation, les experts métiers qui ont produit la « première vague » de livrables deviennent les tuteurs des experts métiers de la deuxième vague.

Et vous, quelles sont vos méthodes pour piloter au mieux vos projets de formation ? A vos commentaires !

 

Pour aller plus loin

Formation : Obtenir la Certification AgilePM® – Agile Project Management Foundation

Formation : Devenir Coach Agile

Formation : Bâtir une GPEC agile

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Christina Il y a 1 année

Article pertinent. La méthode agile est effectivement de plus en plus utilisée de nos jours. Son efficacité doit passer par une bonne formation et l’accompagnement des équipes. A la fin de la formation, il est entièrement envisageable de proposer un questionnaire d’évaluation.
Pour de plus amples détails, je vous invite à consulter mon site http://kacyonet.fr/

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bloggeur Il y a 1 année

12 principes importants.

1) « Les individus et leurs interactions, plus que les processus et les outils »
Travailler en équipe, voilà une valeur extrêmement importante dans une approche Agile. En considérant les “créateurs de valeur ajoutée” pour le client (les équipes en interne), ainsi que l’ensemble de leurs interactions entre eux, il est possible d’obtenir des résultats très positifs, meilleurs qu’en ne se centrant que sur une approche processée et dont l’unique valeur repose sur des outils.

2) « Des logiciels opérationnels, plus qu’une documentation exhaustive »
Être centré sur le résultat, et sur la valeur que cela transmet au client. Voilà une valeur totalement corrélée à la première, et qui rend compte d’une partie de l’état d’esprit Agile. La documentation apporte des éléments intéressants, complémentaires et nécessaires, mais elle n’est pas l’objectif visé. Être dans une démarche interactive et opérationnelle permet de favoriser les échanges et les interactions au sein des équipes, favorisant ainsi la création de valeur.

3) « La collaboration avec les clients, plus que la négociation contractuelle »
Collaborer avec son client, c’est l’impliquer dans l’ensemble du projet, de sa création à sa réalisation. Il est nécessaire de considérer la relation avec le client comme la base du projet. Cette base va permettre d’avancer, de corriger, et d’améliorer la réalisation tout au long du projet, permettant au client de mieux comprendre et apprécier la valeur délivrée par l’entreprise. Ceci peut permettre d’éviter les conflits et incompréhensions, souvent issues de la rigidité contractuelle dictant l’avancement du projet.

4) « L’adaptation au changement, plus que le suivi d’un plan »
Être flexible, c’est finalement répondre à l’ensemble des 3 valeurs listées précédemment. Cette flexibilité dans l’approche projet va permettre une adaptation à l’évolution des équipes, aux attentes du client, ainsi qu’aux résultats obtenus et observés dans la “réalité”. Avoir une forme de souplesse dans la gestion du projet permet de répondre plus facilement aux évolutions et d‘impacter positivement la valeur perçue par le client durant le projet.

Notre plus haute priorité est de satisfaire le client en livrant rapidement et régulièrement des fonctionnalités à grande valeur ajoutée.
Accueillez positivement les changements de besoins, même tard dans le projet. Les processus Agiles exploitent le changement pour donner un avantage compétitif au client.
Livrez fréquemment un logiciel opérationnel avec des cycles de quelques semaines à quelques mois et une préférence pour les plus courts.
Les utilisateurs ou leurs représentants et les développeurs doivent travailler ensemble quotidiennement tout au long du projet.
Réalisez les projets avec des personnes motivées. Fournissez-leur l’environnement et le soutien dont ils ont besoin et faites-leur confiance pour atteindre les objectifs fixés.
La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information à l’équipe de développement et à l’intérieur de celle-ci est le dialogue en face à face.
Un logiciel opérationnel est la principale mesure d’avancement.
Les processus Agiles encouragent un rythme de développement soutenable. Ensemble, les commanditaires, les développeurs et les utilisateurs devraient être capables de maintenir indéfiniment un rythme constant.
Une attention continue à l’excellence technique et à une bonne conception renforce l’Agilité.
La simplicité – c’est-à-dire l’art de minimiser la quantité de travail inutile – est essentielle.
Les meilleures architectures, spécifications et conceptions émergent d’équipes auto organisées.
À intervalles réguliers, l’équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence.
Formation de Scrum Agile de qualité : https://www.mindtechub.com/formation-project-management.html

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    Mathilde Bourdat

    Mathilde Bourdat Il y a 1 année

    @bloggeur Merci de votre contribution !

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Absalom Il y a 1 année

Bonjour,

je suis en M2 Management Stratégique International et je réalise un mémoire qui à comme sujet: l’appropriation du concept Agile dans les projets d’ingénierie de formation.

J’ai lu le livre blanc conseillé et je je le trouve très instructif. Cependant; dans le cadre de ma recherche je souhaiterai avoir vos retour sur d’éventuelles mises en place de la méthode Agile dans les projets ingénieries de formation.

Peut-être que quelques personnes auraient des conseils à me donner quant à l’utilisation du “mindset Agile” dans des projets autres qu’informatiques.

Je me suis documenté sur l’approche Agile et notamment la méthode SCRUM. c’est l’application à mon cas qui est plutôt compliqué à développer.

Par avance, je vous remercie pour toute l’aide que vous pourrez m’apporter (lectures, témoignages, pistes, …).

Excellente journée à vous.

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x2i Il y a 3 années

La méthode agile change vraiment la façon de piloter un projet, elle est intéressante du fait de sa flexibilité et de la priorisation des taches en fonction du besoin client. La mise en place de cette méthode au sein des équipes techniques permet une amélioration des performances.

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Karine Lamotte Il y a 4 années

L approche Agile bouleverse un peu ma conception de la formation. Cette méthode, si je comprends bien, semble fonctionner par traitement de priorités pour satisfaire à une réponse immédiate avec résolution ou plutôt ajustement de l information par l expérience. La formation à mon sens doit permettre une certaine stabilité émotionnelle pour l apprenant. Comment peut il accéder aux acquisitions si on affiche au départ l instabilité des savoirs? j arrive à entrevoir son application dans un type de formation que je dispense que l on appelle atelier de pratique professionnelle. Ce type de formation est construit dans une réflexion de l apprenant sur comment il approche un point réglementaire qui lui pose difficulté: qu il s agisse de compréhension de la législation, de mise en application, ou simplement d intégration dans le système d information. L apprenant vient avec sa problématique. Il est avec d autres apprenants ayant la même voir d autre problématique mais sur le même sujet. Mon rôle n est alors plus réellement de formateur mais de facilitateur. J accompagne dans la réflexion de chacun, le partage des expériences ajoutent de la plue value. L apprenant construit sa réflexion, non pas à posteriori mais dans ce temps de formation. L ajustement se construit sur le temps de formation. Peut on considérer qu il s agisse là de l usage du concept de la méthode Agile?

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    Mathilde Bourdat

    Mathilde Bourdat Il y a 4 années

    @Karine Lamotte La méthode Agile ne se réfère pas, de mon point de vue, à une pratique pédagogique, mais au mode de traitement de la demande du commanditaire. Au lieu de traiter l’intégralité de la demande avant de démarrer l’action, on découpe le projet en lots en commençant par le plus urgent. On écoute le « client » à toutes les phases de la conception. Et la suite du projet peut être redéfinie en cours de route.
    Ceci étant, la pratique dont vous témoignez est très intéressante, la situation d’apprentissage étant co-construite par vous-même et par l’apprenant.

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Jacques Rodet Il y a 4 années

Bonjour Mathidle,

Voici un lien vers le diaporama sur lequel je me suis appuyé pour témoigner, auprès de l’association ADUTICE, sur mes pratiques de formation-action associées aux méthodes agiles. http://www.jrodet.fr/methodesagilesJRodet.pdf

A noter également la conférence que je donnerai sur ce même sujet le 1er octobre dans le cadre de l’événement Learning Sphere Experience 2015 http://learning-sphere.com/experience2015/#

Bien cordialement,
Jacques Rodet

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    Mathilde Bourdat

    Mathilde Bourdat Il y a 4 années

    Bonjour Jacques
    un grand merci pour ce partage !
    Bien amicalement
    Mathilde

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theodore mulumeoderhwa Il y a 4 années

Bonjour je suis le coordonnateur de l’association pour l’amélioration de l’alimentation de la Mère et l’enfant au sud kivu en Republique démocratique d Congo;je suis interesse de la formation je souhaite savoir les procédures à suivre pour en bénéficier:merci

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    Mathilde Bourdat

    Mathilde Bourdat Il y a 4 années

    @ Théodore
    si vous résidez au Congo, le plus simple est sans doute de suivre une formation à distance du type MOOC. Certaines sont certifiantes et les sujets couverts sont très variés. Voir la plate-forme FUN https://www.france-universite-numerique-mooc.fr/ Les cours sont gratuits.
    Si vous résidez en France ou avez l’opportunité de venir y séjourner, le mieux est de consulter le site du CARIF : vous y trouverez des informations sur les organismes et sur l’offre de formation http://www.intercariforef.org/formations/recherche-formations.html

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Jonathan Pottiez Il y a 4 années

Bonjour Mathilde,

Merci pour cet article très intéressant !

Les méthodes agiles sont en effet très intéressantes pour le milieu de la formation. À l’origine, nous avons recours à Scrum (la plus populaire) pour le développement informatique de notre plateforme. Cela fonctionne bien et favorise, justement, l’apprentissage permanent des membres de l’équipe.
De ce fait, je travaille à utiliser certaines de ces pratiques pour concevoir des systèmes/dispositifs d’évaluation des formations. Cela s’y prête bien car, s’il y a bien un sujet en formation où l’on ne sait pas trop ce que l’on cherche, c’est bien celui-c. Derrière le « On fait de l’évaluation « à chaud » et, donc, on va faire de l’évaluation « à froid » », que recherchent vraiment les commanditaires ? Quels objectifs assignés à l’évaluation ? Que veulent-ils démontrer ? Pour faire quoi des résultats ? Etc.

À mon avis, la partie la plus délicate et difficile, est de stopper, côté client, la pratique du cahier des charges (parfois trop « copieux), dès lors que celui-ci est obsolète en quelques semaines… voire en quelques jours. C’est tellement un bouleversement dans les pratiques que nous ne serons jamais trop nombreux à militer pour une approche plus agile des choses…

Jonathan

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    Mathilde Bourdat

    Mathilde Bourdat Il y a 4 années

    @Jonathan Oui, il est vrai que le deuil du cahier des charges est bien difficile à faire 🙂 Je me dis qu’il faut tout de même garder un doc de cadrage de départ, ne serait ce que pour s’assurer que les bonnes questions ont été posées au (x) commanditaire (s).

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Charlon Séverine Il y a 4 années

Bonjour Mathilde,

Encore très instructif, je partage cette analyse et j’adhère totalement à cette méthode.

J ‘ajouterai quelques éléments complémentaires notamment dans la phase de l’évaluation des besoins de formation.

La méthode que je préconise est de renforcer la phase d’évaluation des besoins de formation en travaillant sur les méthodes d’apprentissages de chaque individu ce qui permet à la fois d’évaluer le « comment le bénéficiaire apprend » et « ce qu’il recherche ».
Les apprenants en formation ont des besoins différents et ces besoins évoluent au cours de la formation, certains seront intéressés par des concepts, d’autres par un retour d’expériences, d’autres par une méthodologie, ou par un tutorat…

Cette méthode permet également d’évaluer les connaissances en amont et de concevoir des livrables, adaptés au besoin de chacun.
Un article est disponible sur mon blog: http://grain-s.blogspot.fr/2015/09/imaginer-et-concevoir-de-nouvelles.html

Au plaisir de vous lire,

Bien à vous,
Séverine CHARLON

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    Mathilde Bourdat

    Mathilde Bourdat Il y a 4 années

    @Séverine Charlon Merci pour cet apport ! Je trouve très intéressante l’idée de partir des stratégies d’apprentissage – et du projet – de l’apprenant, et de l’engager à y réfléchir avant la formation. Cela rejoint tout à fait ma préoccupation dans le billet précédent : écouter la voix de l’apprenant !

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