Formation : « just in time » versus « just in case » ?

Par le 15 septembre 2012

Former le salarié juste au moment où il en a besoin. L’idée évoque l’efficacité industrielle – dans l’industrie, le «juste à temps » désigne des méthodes visant à réduire les stocks intermédiaires, à optimiser les flux. Facilitée par les nouvelles technologies, l’idée séduit.

Va-t-on vers un passage du « just in case » au « just in time » en formation ?

Les avantages du « just in time » en formation

L’idée sous-jascente majeure est qu’il est plus efficace de se former sur des contenus que l’on va immédiatement utiliser. Le transfert est un « point d’achoppement », le saut de la situation de formation à la situation réelle est toujours délicat : mieux vaut le réduire le plus possible. Ainsi, le salarié qui a besoin d’explorer telle fonctionnalité du progiciel qu’il utilise aura toute chance de mieux apprendre si son apprentissage intervient au moment où il en ressent vraiment le besoin.

Le « just in time » s’inscrit donc dans un rapprochement formation – travail.

Il peut – mais ce n’est pas systématique – fonctionner en mode « tiré » plutôt qu’en mode « poussé ». En mode « tiré », la formation n’est pas planifiée, elle est « appelée » lorsque le besoin apparaît. En mode « poussé », la formation est planifiée à l’avance.

  • Le juste à temps en formation en mode poussé est couramment embarqué dans le pilotage des projets, ou encore pris en compte dans la planification annuelle des formations : la mise à jour du progiciel sera opérationnelle en avril, donc toutes les personnes concernées suivront la formation ad hoc en avril.
  • Le juste à temps en mode tiré consisterait à dire : nous allons mettre à disposition différents modules (vidéos à la demande, e-learning, modules animés par des moniteurs présents sur le terrain…) et chaque apprenant (ou son manager, un formateur local…) déclenchera l’ouverture du module lorsque le besoin apparaîtra.

En mode action de formation « tirée » par l’apprenant, le juste à temps s’inscrit dans une démarche visant à promouvoir les apprentissages autodirigés.

Dans les deux cas, il s’agit de « reprendre la main » sur le calendrier. Et dans le mode action de formation juste à temps « tirée » par l’apprenant, de donner la main à celui-ci sur ses objectifs –voir sur le choix des modalités- de sa formation.

Nous avons abordé, dans un billet précédent, les avantages que cela présente sur le plan des apprentissages. Nous y reviendrons.

Les formations « juste à temps » sont généralement courtes, « granularisées » pour répondre précisément au besoin de l’apprenant (individualisation), éviter les redondances. Du fait de cette granularisation, et parce que le principe même du « just in time » autorise peu de prise de recul par rapport à l’action, elles sont généralement orientées vers un savoir faire, un savoir procédural, précis (savoir comment).

… et ses limites

Dans un billet sur le sujet, D. Cook raconte l’histoire suivante : « il y a quelques années quelqu’un m’a dit qu’il n’avait jamais appris l’algèbre, et n’en n’avait jamais eu besoin. Moi j’ai appris l’algèbre et je m’en sers tout le temps. C’est une chance que je l’ai apprise, puisque j’en ai besoin… Mais non, bien sûr ! Si je ne l’avais pas apprise, je n’en n’aurai eu aucun usage ».

Je vous invite à transposer cet exemple dans votre propre champ de savoir. « J’ai appris à formuler une problématique et je m’en sers tous les jours ». « J’ai appris le calcul statistique et je m’en sers tous les jours ». « J’ai appris à repérer les jeux d’acteurs et je m’en sers tous les jours… »

Le problème, avec le « just in time », c’est qu’il s’appuie sur plusieurs implicites :

  • Implicite n°1 : l’apprenant dispose des pré-requis nécessaire pour « raccrocher » le nouveau savoir à ce qu’il sait déjà, pour le comprendre et lui donner du sens.
  • Implicite n°2 (en mode « tiré ») : l’apprenant dispose de l’environnement de travail, et de l’environnement managérial, qui lui permettra de se rendre disponible au bon moment pour suivre dans de bonnes conditions le module dont il a besoin.
  • Implicite n°3 (en mode « tiré par l’apprenant») : l’apprenant sait quel « grain » aller chercher dans telle situation, où et comment le trouver.

Ce qu’il me semble, c’est que le « just in time » convient très bien lorsque l’apprenant dispose d’une bonne structure de connaissances préalables dans le domaine concerné. Les nouvelles informations vont s’intégrer à un schéma existant, le compléter.

Mais lorsqu’il s’agit de « faire un saut », de développer de nouvelles habiletés qui remettent en cause les façons de travailler ou les représentations de manière importante, il ne suffit plus.

« Just in case »… non, « ahead of time »  « Seulement au cas où »… non, « en avance »

“Grâce à ce parcours/ cette formation » j’ai pris de la hauteur. Je vois vraiment les choses autrement, et je vais donner une autre dimension à ma fonction ». Voici un témoignage fréquemment entendu à l’issue de parcours de formation structurants.

Oui, « tout » ne sera pas forcément utilisé tout de suite. Oui, certains apports sembleront oubliés » quelques semaines après. Mais ils feront en fait partie des personnes formées, ils leur permettront de se poser de nouvelles questions face à une situation, de se positionner différemment avec leurs interlocuteurs, de faire des liens entre des informations de différentes natures.

« C’est facile, me direz vous, vous comparez des vidéos avec des formations plus longues ! ».

En fait, la formation « ahead of time» n’est pas toujours longue et qualifiante. Je pense à cette entreprise de textile qui avait depuis toujours donné accès à des modules de formation sans rapport avec le travail quotidien–bureautique, expression écrite, calcul, raisonnement logique… aux ouvrières. Lorsque les ateliers ont été délocalisés, et que les ouvrières se sont reconverties sur les métiers de la logistique ou de la vente, leur mobilité professionnelle a été largement facilitée.

De la même manière que le « just in time », les formations « ahead of time » peuvent être à l’initiative de l’entreprise, ou du salarié.

« Just in time » et « ahead of time »

Plutôt que de célébrer triomphalement l’entrée dans l’ère de la formation « just in time », il me semble qu’il faut tenir les deux – et, dans toute la mesure du possible pour toutes les catégories de salariés (il est assez spontané de penser « just ahead » pour les « talents » !).

Privilégier le « just in time » dès lors qu’il s’agit de savoir faire, de savoir procéduraux – lorsque le « comment faire » prime. Se poser alors la question de l’arbitrage entre le mode « poussé » et le mode « tiré ».

Et penser « ahead  of time» lorsque les salariés ont besoin de changer de paradigme, de comprendre « pourquoi », de « savoir que… » d’acquérir de champs nouveaux de connaissance ou d’aborder un changement.

Oui, il est grand temps d’introduire plus de « juste à temps » dans les formations. Le système français ne facilite pas les choses de ce point de vue : plan annuel – alors même que les cycles produits et technologies se sont considérablement accélérés, obligation de prévoir d’avance objectifs, moyens et budgets… Ce cadre ne répond plus à une partie des besoins, il importe de se redonner des marges de manœuvre, pour autoriser l’agilité et les initiatives individuelles.

Cela ne dispense pas de continuer à anticiper les besoins de demain, et à donner les moyens aux individus comme aux collectifs de s’y préparer.

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Mathilde Bourdat

Mathilde Bourdat Il y a 8 années

Merci Lucie pour ce commentaire! Oui, bien placer le curseur, telle est la question…

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Lucie E. Il y a 8 années

Merci Mathilde pour cet article concis qui amène beaucoup de réflexion…
Merci à tous pour vos commentaires particulièrement à Emmanuelle (ça me rassure), en effet dans le projet : on prend du retard, le périmètre attendu change, nous vivons la problématique tous les jours ! Nous pouvons même ajouter que la formation jusqu’à l’autre bout du monde implique des démarches administratives (visa, douane, …)… donc merci Mathilde pour votre éclairage où l’on entend que tout comme pour la « formation à distance ou en présentielle » où l’efficacité réside dans l’équilibre du mix, la solution semble résider ici dans le mix « tirée – poussée – à la demande ».

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Mathilde Bourdat

Mathilde Bourdat Il y a 8 années

@Daniel, Emmanuelle et Cesacom
Merci de vos commentaires et de vos retours très positifs sur l’article!
@Emmanuelle: oui, c’est bien le problème de la formation « poussée », elle arrive souvent trop tôt ou trop tard… La question est donc de savoir ce que l’on va passer en « formation tirée, à la demande » et ce qu’on va laisser en formation « ahead of time », pour aller au-delà des besoins immédiats et préparer demain…

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Cesacom Il y a 8 années

Merci pour ce billet très enrichissant, très détaillé et explicite. Peu importe l’approche, l’essentiel est de « former » pour donner des connaissances, ces dernières devant permettre de s’adapter à toutes les situations.

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Emmanuelle SERPAGGI Il y a 8 années

Bonjour,

merci pour ce billet très intéressant. Le « just in time », même en mode « poussé », me parait néanmoins en difficulté face aux exigences du plan de formation. L’exemple cité dans le billet revet de l’idéal. Il s’agit plus souvent (malheureusement) de : « La mise à jour du progiciel devait être opérationnelle en avril, donc toutes les personnes concernées ont suivi la formation ad hoc en avril. Mais le projet a 6 mois de retard… » Et la formation est déjà oubliée….

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D.FRENKEL Il y a 8 années

Merci Mathilde pour ce billet riche et concis.
De mon point de vue son premier intérêt, mais ce n’est pas le seul, est de rappeler les principaux facteurs qui participent à l’efficacité de certaines actions de formation dont nous avons la responsabilité en entreprises
J’apprécie tout particulièrement la mise en perspective de ces facteurs de leurs interactions et leurs antagonismes potentiels
Cette approche a aussi comme vertu de nous rappeler que les enjeux pour un acteur formation, ne sont pas de former (le processus) mais de garantir l’apprentissage (le résultat).

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