Former plus et mieux avec un budget optimisé

Par le 14 février 2010

Dans un contexte économique de plus en plus tendu, pour accompagner la performance de l’entreprise, la formation doit répondre à des enjeux économiques, opérationnels et pédagogiques de plus en plus nombreux. L’offre doit être revisitée pour gagner en efficacité et souplesse.

En période de croissance, les entreprises forment plus leurs salariés. Ainsi ces dernières années, de nombreuses organisations ont lancé des actions de formations sans forcément prendre le temps de s’interroger sur leur offre formation. Le plus souvent, celle-ci s’est développée au fil des demandes des différentes directions avec comme réflexe entretenu « chez moi, c’est très spécifique ». Conséquence aujourd’hui : il n’est pas rare d’avoir des catalogues formations de 2000 à 5000 voire 10.000 titres qui sont devenus des « mille-feuilles pédagogiques » avec beaucoup trop de doublons et pas assez de remises en cause.

Sous la pression conjuguée de la crise économique et des demandes de formation exprimées par les nouvelles générations, des entreprises de premier plan souhaitent  proposer une nouvelle offre modernisée qui conjuguent les 3 facteurs qualité, quantité et coût : autrement dit « former plus et mieux avec un budget optimisé ».

Former plus et mieux avec un budget optimisé

Optimiser les budgets formation

Si la durée des formations a baissé de 11% depuis les années 2000 ce n’est pas suffisant pour les entreprises.

En effet, certaines directions « formation » doivent à l’heure actuelle faire face à des demandes de leur DG ou DRH de diminuer leur budget de l’ordre de 20 à 30%. Leur premier réflexe est alors de revoir leur catalogue pour supprimer les stages à faible audience et fusionner ceux qui sont proches en contenus. Mais, dans la plupart des cas, il va falloir aller rechercher des gains supplémentaires en innovant sur le plan pédagogique. Les parcours « multimodaux » deviennent alors incontournables.

Aligner formation et performance opérationnelle

Une offre formation se doit d’être alignée sur la stratégie de l’entreprise. Lorsque nous étudions un catalogue formation chez nos clients, nous observons dans plus de 50% des cas, des stages qui n’ont pas d’objectifs opérationnels. Engager un chantier de refonte, c’est l’occasion de s’assurer de l’alignement des stages avec la stratégie de l’entreprise, de bâtir des systèmes d’évaluation et d’orienter les managers sur le développement de leurs collaborateurs.

Les investissements « formation » étant de plus en plus regardés à la loupe, il est nécessaire d’anticiper en proposant des systèmes de mesure de la « performance formation ».

Standardiser les pratiques pédagogiques

Les entités opérationnelles demandent de construire une réponse « formation » de plus en plus rapidement,  pour coller aux besoins « terrain » des techniciens, des commerciaux et des managers. On parle de « Time to competencies ».

Or aujourd’hui, le cycle de conception des équipes pédagogiques internes est lent car en général le concepteur va tout refaire : il est donc important de développer une culture de la « réutilisation ».

La solution qui a déjà été mise en place dans plusieurs entreprises, c’est une approche « industrielle » qui consiste à déterminer des standards (briques pédagogiques), construire des banques de modèles (slide type, bibliothèque de techniques pédagogiques, illustration graphique type, modèles d’exercices, d’études de cas, de grille d’observation…) et mettre en place des bonnes pratiques de conception (formalisation de toutes les activités on-the-job pour garantir une même qualité de déploiement, concentration sur les situations métiers récurrentes, plutôt que le traitement exhaustif, qui permet de travailler plus en profondeur les compétences clés de l’apprenant).

Ainsi la qualité de production pédagogique est plus homogène d’un concepteur à l’autre et ces derniers peuvent concentrer leur créativité pour apporter plus de valeur ajoutée.

Moderniser le format pédagogique

La formation reste en général dans un format pédagogique trop académique avec peu d’utilisation de techniques actives mettant l’apprenant en situation au plus proche de la réalité terrain de son métier.

Sous la pression des nouvelles générations habituées aux travaux collaboratifs, à l’utilisation des réseaux sociaux, les attentes ont évolué : une forte demande s’exprime en faveur de plus de technologies, plus d’interactivité et plus d’échanges. Relire l’article de Mathilde sur les usages du web 2.0.

La variété des modalités de formation (présentiel, e-learning, on-the-job,…) permet d’apporter sous différents formats le même contenu, en adéquation avec les attentes pédagogiques des stagiaires.

Les wikis se développent pour partager les bonnes pratiques, la messagerie instantanée pour mettre en place des coaching à distance, les blogs pour stimuler les échanges et l’innovation, les podcast pour revoir à son rythme une formation ou écouter des avis d’experts.

Les outils de réseaux sociaux (twitter, flickr,…), de plus en plus présents dans le quotidien personnel des collaborateurs, sont très performants pour dématérialiser une partie de l’information (bonnes pratiques, avis d’expert,…) en s’inscrivant dans une très forte dynamique d’échanges.

Les clients les plus matures ou les plus motivés projettent de transformer leur modèle pédagogique vers 30% de présentiel, 30% de e-learning et 30% on-the-job.

Orienter l’entreprise vers une organisation apprenante

Revisiter son offre formation, c’est l’opportunité d’engager toute l’entreprise dans une nouvelle façon de voir le développement des compétences : plus proche du terrain, en mobilisant les seniors et les experts pour accompagner les nouveaux embauchés et en responsabilisant les apprenants sur leur développement.

La création de parcours sous forme de briques pédagogiques permet d’individualiser les parcours en fonction du niveau des apprenants (formation initiale, perfectionnement, expertise), de leurs besoins qui diffèrent en fonction de leurs statuts (CDI, CDD, intérimaire) ou de l’actualité de leur entreprise (lancement nouveau produit, nouvelle organisation, nouveaux outils …).

L’apport du 2.0 va changer profondément la formation en créant des portails du type agrégateurs de contenus à l’image de Netvibes, les apprenants devenant pleinement acteur de leur formation. Relire l’article de Mathilde Apprendre au Travail.

Au final, la formation ne se limite plus à l’action ponctuelle qu’est une formation présentiel mais à un apprentissage continu dans le temps avec accès à de nombreuses modalités pédagogiques.

Je reviendrai dans les prochaines semaines sur les principales idées clés de cet article.

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Jonathan Pottiez Il y a 11 années

Merci Mathilde et Laurent pour vos réponses !
Mathilde > effectivement, le profil de chef de projet semble une bonne « posture », car impliquant une gestion efficiente des ressources et une démonstration de l’efficacité de l’action (et une mise sous contrôle des paramètres pouvant influencer l’efficacité de l’action, tout au long du projet).
Laurent > j’attends la prochaine contribution avec impatience. 🙂
A très bientôt sur ce blog,
Jonathan Pottiez

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Laurent Reich Il y a 11 années

Bonjour Stéphane,
En formation il est essentiel de travailler sur la motivation de l’apprenant et il n’est pas sérieux de vouloir « imposer » des nouvelles modalités juste pour suivre la mode.
Le décalage actuel est pour moi l’avance de phase nécessaire lorsque l’on cherche à innover. Il faut par contre avancer à petits pas et en prouvant l’efficacité à chaque nouvelle modalité.
J’ai déjà mis en place des blogs, wikis en complément de formation présentielle qui ont été très bien utilisés par les stagiaires. Ils y trouvaient l’intérêt et pas le gadget.
Bien à vous,
Laurent Reich

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Laurent Reich Il y a 11 années

Bonjour Jonathan,
Merci pour votre commentaire. Je partage avec vous l’idée qu’un frein actuel à l’évaluation est certainement de ne pas savoir clairement ce que l’on cherche à atteindre avec les formations.
Le problème rencontré avec l’absence d’objectifs opértionnels clairs est souvent dû à une confusion entre actions de formation, management, communication.
Je vais revenir dans mon papier de la semaine prochaine sur ce sujet.
Bien à vous,
Laurent Reich

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Laurent Reich Il y a 11 années

Merci Cyril pour votre message de bienvenue sur le blog, je suis également très heureux de pouvoir y partager mes réflexions.

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Mathilde

Mathilde Il y a 11 années

Bonjour Stéphane,
vous avez raison de signaler cet écart possible entre nos représentations et celles des participants potentiels. A l’intérieur d’un même collectif, les représentations de « ce que doit être une formation », et plus globalement de « ce qu’est apprendre et comment on apprend » peuvent être profondément différentes. A nous autres pédagogues de « prendre les personnes » là où elles sont: ce qui compte c’est sans doute de diversifier les « chemins d’apprentissage possibles », plus que de proposer des basculements radicaux…

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Mathilde

Mathilde Il y a 11 années

Bonjour Jonathan,
merci de votre fidélité au blog! Plutôt que de profil de gestionnaire, je préfèrerai parler de profil de chef de projet: maîtriser les paramètres coûts/ qualité/ délais, avec des savoir faire spécifiques pour construire le « cadre » dans lequel les actions de formation ont lieu (ingénierie de formation) et les actions elles mêmes (ingénierie pédagogique). L’outillage de la mesure de l’efficience de la formation (contribution aux indicateurs significatifs de performance versus coûts de la formation) fait bien sûr partie de la « boîte à outils » du responsable formation.

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Stéphane Il y a 11 années

Bonjour et merci pour cet article,
en effet, je vous rejoins sur les nouvelles modalités de formation en entreprise. J’aborde les formations dans cette perspective, je me heurte cependant au non engagement de 90% participants.
A ce jour, je constate que les participants ne sont pas prêts à intégrer ces nouvelles formes d’apprentissage. Ces réflexions que nous partageons sont en réalité, sur le plan opérationnel peu partagé encore.

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Cyril Il y a 11 années

merci pour ces informations très précieuses, et heureux que vous participiez à ce blog riche pour notre métier de responsable formation.

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Jonathan Pottiez Il y a 11 années

Bonjour Monsieur Reich,
Merci pour cet article très intéressant, qui a le mérite de « remettre un peu d’ordre » dans les pratiques de gestion de la formation. Je vous rejoins complètement sur le fait qu’il existe des gisements de productivité gigantesques, et que des systèmes pertinents d’évaluation de la formation doivent permettre d’identifier et d’optimiser.
Vous dites que plus de 50 % des stages ne sont pas « liés », en amont, à des objectifs opérationnels clairs.
N’est-ce pas là le premier frein à la mise en oeuvre d’une réelle évaluation des formations ? A savoir : une politique de formation déconnectée de la stratégie de l’entreprise (difficile de reconnaître le caractère stratégique de la fonction formation dans ce cas), le fait de ne pas penser « évaluation » avant « formation » (donc de fixer d’abord des objectifs, avant même de penser aux modalités de l’action de formation… si formation il y a !), etc.
Bref, n’y a-t-il pas une mauvaise habitude persistante consistant à faire les choses à l’envers ?
Travaillant à la mise en oeuvre de l’évaluation des formations, j’entends régulièrement ce propos : « Je travaille d’abord à la mise en oeuvre de mes formations, nous aurons bien le temps de parler évaluation après ! ».
Peut-être est-ce lié au profil de certains responsables formation : comme le dit Alain Meignant dans son ouvrage (Manager la formation), le responsable formation peut avoir un profil de pédagogue, d’administratif/juriste… mais, pour prétendre à la démonstration du retour sur investissement de la formation, l’entreprise n’attend-elle pas plutôt un profil de gestionnaire ?
Bien cordialement,
Jonathan Pottiez

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