Responsables formation, où passe votre temps ?

Par Mathilde Bourdat le 15 juillet 2013

En mai dernier, j’ai publié dans  la revue Personnel, un article intitulé « DRH, qu’avez-vous fait de  la fonction formation ? ». J’y dressais un constat assez pessimiste, étayé par l’enquête Cegos 2013 sur la formation professionnelle : la fonction formation en France semble souvent « en bout de chaîne » des processus de décision, « poussée dans les cordes » de l’administratif.

Je vous propose, amis lecteurs responsables de formation, de dresser ensemble le constat, pour ensuite mieux savoir sur quoi agir.
L’outil de suivi d’activités et le sondage associés à ce billet nous permettrons de savoir vraiment d’où nous partons.

Une fonction en péril ?

En 2008, Sandra Enlart et Monique Bailly publiaient ensemble un ouvrage intitulé « La fonction formation en péril », aux Editions Liaisons. Alors même que l’on pouvait penser après la loi 2004, que la fonction allait être « tirée vers le haut », notamment par l’articulation entre plan de formation et gestion des compétences, le risque d’engluement dans le traitement administrativo-financier était patent. Voir à ce sujet un billet précédent.

Disons-le, cela ne s’arrange pas. Et, d’après les témoignages recueillis auprès de nombreux responsables formation,
le regroupement d’OPCA intervenu depuis janvier 2012 a plongé certains d’entre eux en pleine crise bureaucratique : feuilles d’émargements signées exigées pour des modules e-learning ou des visioformations ( !),  ajouts intempestifs aux critères légaux d‘imputabilité, refus de prendre en compte les dispositions de la circulaire de 2006 sur le tutorat intégré à un programme de formation (fiche  B 6-3),  sur les actions rattachables à une action de formation (Fiche B 1-3) ou encore la lettre de la DGEFP précisant l’application des dispositions de  la loi de 2009 sur l’évaluation d’acquis …

Ces contraintes tatillonnes, conjuguées dans certains cas à une certaine inefficacité adminstrative côté OPCA, ne font que renforcer la charge des services formation.

Sondage de l’été :

En tant que responsable formation, mon temps est consacré au Domaine Politique formation à …

Où en êtes vous ?

Amis lecteurs responsables de formation, dès que vous aurez le temps de prendre un peu de recul, mettez en place un suivi de votre temps par grande nature d’activité.

Je vous propose de faire un suivi de votre temps, sur trois mois par exemple, à partir de votre retour de congés.

Comme les mois de septembre à décembre sont très particuliers dans ce métier, je vous proposerai de nouveau de faire ce suivi sur une autre période de l’année, courant 2014. Comme cela, nous pourrons comparer et lisser « l’effet plan ».

J’ai réparti les activités en trois grands domaines :

Graphique responsables formation juillet 13

Vous pouvez estimer cette répartition, ou réaliser un suivi à partir du tableau Excel ci-joint. Pour être sûrs de partir sur une base commune, merci de suivre en centième (1h = 1 ; 1/2 h = 0,5).

Télécharger le fichier Responsable de formation suivi temps (.xls)

J’ai détaillé pour chaque domaine les activités qui peuvent le constituer, à vous de compléter et de rattacher à l’un des domaines vos activités formation que j’aurais oubliées.

Voici le détail de ce que j’ai intégré dans ces domaines : les activités et des exemples associés.

Domaine Principales activités Exemples
Politique formation/ Conception et validation des actions/ Evaluation de la formation/ Animation des réseaux Définition de la politique formation Définition des orientations formation
Formats et modalités de l’offre de formation
Processus DIF
Processus d’inscription individuelle aux formations
Elaboration du plan de formation Recueil et qualification des besoins collectifs de formation
Recueil et qualification des besoins collectifs de formation
Chiffrage
Arbitrages
Préparation des consultations du CE
Consultations
Communication du plan de formation
Conception/ validation des actions de formation Définition des documents types utilisés pour la formation (cahier des charges, charte des supports pédagogiques, supports d’aide au tutorat …)
Rédaction cahier des charges/ appels d’offre
Conception des actions de formation/ validation de solutions
Evaluation des résultats de  la formation (satisfaction/ acquis/ transfert/ impact – retour sur les attentes)
Animation du réseau des formateurs internes
Animation du réseau des tuteurs
Suivi de la réalisation du plan de formation Suivi de la réalisation du plan de formation Calendrier de réalisation
Relations OPCA (demandes de prise en charge, dossiers professionnalisation …)
Suivi budgétaire
 Intégration du « hors plan »
Gestion administrative et logistique Logistique Inscriptions
Convocations
Réservations transports, hébergements, salles
Gestion des reports et désistements
Impression des documents
Suivi administratif Constitution du dossier de l’action (feuilles d’émargement, évaluations, convention, factures, justificatifs …)
Suivi historique individuel de formation
Edition d’attestations de formation
Suivi du compteur DIF

 

J’ai associé à chaque domaine un niveau de valeur ajouté.
Attention, cela ne veut pas dire que les tâches logistiques ou administratives sont inutiles, loin de là !
Simplement, que mon hypothèse est que la configuration de l’offre de formation, le temps passé à élaborer soigneusement un cahier des charges, à conseiller des opérationnels sur la meilleure façon de développer
les compétences, contribueront davantage à la création de valeur.

Nous pouvons en discuter, n’hésitez pas à réagir et proposer des améliorations.

Alors, tout d’abord, BONNES VACANCES. Et ensuite, préparez vous à répondre au sondage !

Sondage de l’été :

En tant que responsable formation, mon temps est consacré au Domaine Politique formation à …

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Alexandra Bousnoune, COURS PARTICULIERS Il y a 1 année (09h39)

Merci pour cet outil de suivi très pratique. Je transmets cette page à mes clients qui seront sans nul doute très intéressés.

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Mike Il y a 1 année (09h16)

Bonjour, il est en effet très important de bien gérer son temps en tant que formateur, peu importe la matière qu'on enseigne, les professeurs doivent bien savoir le temps qu'ils passent, pour toujours s'améliorer.

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Audrey Il y a 1 année (23h37)

je pense que c'est le temps passé à la gestion logistique qui démotive les responsables de formation d'élaborer un plan de suivi de la formation donnée, notamment le suivi budgétaire. Aie!

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