L’absentéisme en formation: un bon révélateur

Par le 11 septembre 2012

« Ils se désistent au dernier moment »! « Leur manager appelle le service formation pour expliquer qu’ils ont trop de travail pour venir! » Pourtant, le service formation s’est appliqué à bien qualifier le besoin, à prendre en compte les contraintes d’organisation et de calendrier. Et lorsque les personnes prévues ne se présentent pas « le jour J » -l’absentéisme atteint quelques fois le taux de 30%! – le découragement gagne l’équipe formation…

Cependant, le constat d’un fort taux d’absentéisme peut agir comme un « révélateur », et  devenir le point de départ d’une remise en cause fructueuse des processus de formation dans l’entreprise.

Devant le constat de l’absentéisme, penser la formation dans un système

Rien ne sert de s’enfermer dans le fatalisme, ou de rejeter la faute sur les managers… C’est d’une grille de lecture qu’il convient de se doter, afin de comprendre les causes du phénomène et de retrouver des leviers d’actions.

Lors d’une récente intervention sur ce sujet, j’ai donc proposé une grille de lecture à différents niveaux:

 

Il s’agit d’interroger les pratiques de formation de l’entreprise en considérant:

  • le niveau du salarié: quels sont les motifs d’engagement en formation qui sont actionnés? en quoi l’offre de formation peut elle faire sens pour chacun? Quels sont les impacts perçus par les salariés des formations proposées?
  • son environnement managérial et organisationnel: le management est il uniquement reconnu sur la performance des équipes, ou bien également sur le développement des compétences? Quelles sont les injonctions reçues par les managers? Peut on dire de l’organisation qu’elle favorise les apprentissages?
  • l’offre de formation qui lui est faite (au travers du plan, de la politique DIF de l’entreprise…). Est elle lisible pour les acteurs? Est elle adaptée aux besoins, dans son contenu comme dans ses modalités ou ses formats (durées…)?

Actionner différents leviers d’engagement en formation

J’ai commenté à diverses reprises la cartographie des motifs d’engagement en formation établie par Philippe Carré. Je n’y reviens pas, donc.

Mais force est de constater que certaines entreprises « pensent » la formation toujours dans le même registre. Ainsi,dans certaines entreprises,  une grande part des formations sont elles « prescrites », et rendues obligatoires pour le salarié qui n’a ni le choix des objectifs, ni le choix des modalités de sa formation. L’offre, par ailleurs, se concentre souvent -particulièrement pour les catégories « ouvriers/employés » et « techniciens » – sur ce qui est utile à court terme pour la pratique des métiers (motif « vocatoire opérationnel »). Mais cela ne suffit pas toujours pour que le salarié, au-delà de son désir de se former pour « bien faire son travail » trouve dans la promesse de développement que lui fait la formation un projet qui fasse sens pour lui (Nuttin)

Agir en pleine concertation avec la ligne opérationnelle

Trop souvent, la formation n’est pas vraiment intégrée comme un acte managérial à part entière. Le budget formation, les processus d’élaboration du plan, sont vécus « à coté » de ce qui fait véritablement enjeu. Et le manager vit l’injonction paradoxale de devoir être un « développeur de compétences » tout en n’étant reconnu que sur la performance immédiate de son équipe…

D’où la nécessité de ne pas seulement interroger les managers sur « les besoins en formation », mais aussi sur les meilleures manières d’intégrer le processus de développement des compétences à l’activité quotidienne du service. En d’autres termes, le « recueil de besoins » ne doit pas porter que sur des objectifs et des thèmes de formation, mais aussi sur  les façons les plus appropriées pour parvenir aux objectifs.

Questionner l’offre

Quelles sont les modalités proposées? Et les durées? Si une modalité « en ligne » est proposée, l »environnement de travail est il pris en compte (connectivité, possibilité de s’isoler, prise en compte du temps nécessaire pour se former par le responsable et par les collègues..). De plus en plus d’entreprises travaillent ainsi sur le « formatage » de l’offre, en lien étroit avec les métiers:

– durées plus courtes

– modularisation plus fine, permettant d’adapter les parcours aux besoins de chacun et d’éviter les ennuyeuses redondances entre deux formation

– formations en ligne tutorées par des personnes issues du métier

-travail de fond sur les contenus et les conceptions, permettant de s’assurer que les contenus font véritablement sens par rapport aux problèmes à résoudres, et que les formations sont à la fois intéressantes et efficaces.

-Variété de l’offre, avec, par exemple, la possibilité pour l’apprenant de choisir la modalité (formation en salle, module d’auto formation, tutorat sur le terrain..) par laquelle il développera sa compétence.

-Lisibilité de l’offre, en particulier de son articulation avec les  filières métiers.

Je me souviens de cette participante qui recherchait les causes de l’absentéisme en formation. Travaillant en milieu hospitalier, elle pilotait des formations animées de façon magistrales par des médecins. Infirmières et aides soignantes étaient régulièrement absentes au rendez-vous… Un travail sur la conception, une co-animation médecin/ formateur pédagogue, couplé à une meilleure lisibilité de l’offre, ont contribué à réduire considérablement le taux d’absentéisme…

 Ainsi, la fonction formation dispose-t’elle de leviers d’actions, en agissant à trois niveaux:

Le « pilotage de l’offre » entre directement dans son champ d’actions. Par « bonne formation », entendons objectifs adéquats mais aussi contenu, conception et modalité adaptés.

Il lui appartient de proposer les processus qui responsabiliseront les managers – et les apprenants eux mêmes- dans la « chaîne » du développement des compétences.

Il lui appartient également de donner du sens à l’offre -en lien avec la cartographie des métiers- et de prouver la réalité de la contribution des formations au développement des compétences. C’est ici le système d’évaluation de la formation qui entre en jeu.

 

En cette période de l’année où beaucoup d’entre vous font un premier bilan 2012 et préparent 2013, il peut être intéressant de faire une pause. Au-delà des totaux d’heures et de coûts engagés, observer comment ont vécu les projets de formation de l’année en cours: certains se sont ils essouflés en route, avec moins de participants que prévus, des défections inopinées, des abandons? Une analyse s’impose pour repenser l’offre et les processus!

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yves LE DUC Il y a 2 années (16h25)

QUELLE VALIDATION POUR LES ACTIONS DE FORMATION ? La très grande majorité des actions entreprises dans le cadre de la formation continue ne sont pas diplômantes. Et en plus les organismes de formation qui mettent en oeuvre ces actions trainent les pieds pour délivrer des attestations
validant les acquis des stagiaires. Tout cela avec la bénédiction des ministres et secrétaires d'Etat en charge de la formation professionnelle qui ne trouvent rien à redire. Mais peut être que j'ai tout faux...Il vaut peut être mieux laisser la formation continue en dehors de tout système de validation des compétences... Yves LE DUC Lire la suite

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RV Il y a 2 années (18h59)

Pour obtenir la présence des collaborateurs en formation, il faut souvent "une carotte". Celle-ci peut prendre différentes formes comme évoquées plus haut : certificats, diplômes ou passage obligé dans le parcours du salarié pour changer de poste, etc. Au-delà de ça, il faut surtout "impliquer" le collaborateur et faire de la
pédagogie avant même la formation ! Aussi, il faut rendre les programmes de formation plus flexibles en entreprise. Mixer les modes de formation ou rendre les programmes plus ludiques. Pourquoi pas un serious game ;-) Lire la suite

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Mathilde Bourdat

Mathilde Bourdat Il y a 2 années (15h35)

@Maud Merci de ton commentaire. Oui, les formations certifiantes permettent d'actionner le motif d'engagement "vocationnel", dans la grille de P. Carré. Et ce peut être un levier très puissant.

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Karine Aubry Il y a 2 années (20h33)

En tant que responsable formation, j'ai la "chance" d'avoir un taux d'absentéisme très bas dans les formations : - formation externes (inter / intra) car elles sont minoritaires dans mon volume d'heures annuels. Le collaborateur est pleinement associé dans le choix de son programme de formation. La solution intra permet de
plus de créer une émulation de groupe : "je vais en formation mais j'y vais pour être avec mes collègues". - formations internes car elles sont animées par des experts internes qui sont connus. "Je participe à la formation de X" au lieu de "je vais à la formation truc". Le catalogue interne mentionne même mes verbatims des stagiaires précédents. On joue sur l'effet social et la réputation des formations. Et quand il y a plus de demandes que de places dans une formation interne, je communique clairement sur le fait que pour y participer on "prend" la place de quelqu'un d'autre qui aurait bien voulu y assister et que le formateur-collègue se retrouve avec un groupe différent de celui pour lequel il s'est préparé. Effet solidarité garanti ! Une des conséquences observées : si un participant a besoin de se désister, bien souvent il propose un remplaçant qu'il a trouvé par lui-même. En synthèse, intégrer le facteur humain dans la motivation formation est à mon sens un levier à développer ! Et enfin je pense qu'il faut savoir accepter un certain niveau d'absentéisme "sain" : la fonction formation supporte le développement de l'entreprise et non le contraire. S'il y a une urgence sur un projet important pour l'entreprise, la formation passe après. Lire la suite

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Maud Guenot Il y a 2 années (08h07)

Article très pertinent, comme souvent. Merci Mathilde. Je pense que la mise en place de certificats ou de diplomants peut être un moyen de motiver le salarié et de donner une finalité à la formation. En plus d'être un élément monayable lors d'un changement de poste ou d'entreprise (mais c'est peut-être
une des raisons qui freinent les entreprises dans leurs mises en place ). Lire la suite

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Mathilde Bourdat

Mathilde Bourdat Il y a 2 années (17h15)

@Christine, Carine et JM. Oui, le "moyen" formation (et même quelques fois le nombre d'heures!) est trop souvent imposé, au détriment d'une réflexion sur la meilleure manière d'acquérir la compétence. La crispation sur l'obligation de moyen peut être contre productive, et il me paraît important d'aborder cette question lors des
consultations de fin d'année. A ne rendre compte que de nombre d'heures et d'effectifs formés, les services formation entretiennent eux-mêmes souvent cette tendance... Et, oui, les politiques formation tendent à devenir plus descendantes. C'est pourquoi il faut réfléchir sur la part de choix laissée au salarié. Initiative DIF sur des objectifs choisis. Et choix de la modalité de formation. Lire la suite

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JM PARANT Il y a 2 années (16h10)

La difficulté vient aussi de toutes ses formations "obligatoires". Que ce soit du fait de la loi ou de la décision d'un haut manager, voire d'une négociation paritaire.... A quand des obligations non pas de former mais de s'assurer d'un niveau de compétence ou de savoir.

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Carine Lacanal Il y a 2 années (14h54)

Cet article souligne l'importance de l'analyse des besoins et l'analyse systémique de la formation. Il est possible d'échapper à ces déboires après un travail d'écoute des besoins du terrain à coupler bien entendu avec les besoins stratégiques. Malheureusement, cela représente un investissement que peu d'entreprises sont prêtes à engager ....

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pareyt christine Il y a 2 années (14h24)

merci pour cet article qui pose un des enjeux fondamental dans l'efficacité du processus formation : nous savons tous que l'analyse du besoin est indispensable, qu'il faut impliquer le manager mais il reste un point + difficile à travailler : l'envie du salarié pour venir en formation!... en effet, les systèmes
d'analyse de besoin, d'écart constaté pour une monté en compétences efficace laisse de moins en moins de place aux "envies" du salarié... il y a qqes années, le manager pouvait proposer une formation "récompense" qui intéressait le salarié mais n'allait pas forcément améliorer son efficacité sur son poste de travail... d'autant que le DIF a poussé cette vision de la formation : les salariés venaient demander les catalogues formations comme les enfants qui regardent les catalogues de jouets avant noël... mais la crise est passée par là et les actions de formations doivent correspondre à un besoin identifié lié à une amélioration des compétences visible sur le poste de travail... dans le milieux des centres de contacts (où tout est mesurable... et mesuré!...), cette logique nous pousse parfois à en oublier l'envie du salarié à être formé... merci de remettre cet aspect au coeur de nos processus parfois trop "ciblés"!... Christine Pareyt Lire la suite

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